Pengertian Surat
Surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi
secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama
sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun
perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan,
pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Pengertian Surat Menyurat
Surat
menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus menerus
antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan dengan
saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya
hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
Mengenal Bahasa Surat
Pada
hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang berupa perumusan dalam bentuk
tertulis tentang pernyataan, pemikiran, permintaan, atau hal-hal yang ingin
disampaikan kepada pihak penerima surat. Karena surat sebagai karangan, maka
suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan mengenai penyusunan karangan ataupun
komposisi seperti tema, tata bahasa, kalimat, alinea, gaya bahasa dan
penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis
terlebih dulu melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan
penjelasannya atau alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan
kalimat-kalimat dimana terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru
kemudian melaporkan pokok-pokok masalahnya.
Jenis-jenis Surat
1. Berdasarkan Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat
digolongkan menjadi lima jenis yaitu :\
a. Surat Pribadi
Surat
pribadi adalah surat-surat yang bersifat kekeluargaan, surat-surat yang berisi
masalah keluarga, baik tentang kesehatan, keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat
dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi adalah surat-surat yang
dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada instansi-instansi,
perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat
dinas swasta disebut juga surat resmi adalah surat-surat yang dibuat oleh
instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk para karyawannya ataupun untuk
para relasinya atau langganannya atau instansi –instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat
niaga adalah surat yang berisi, soal-soal perdagangan yang dibuat oleh
perusahaan yang dikirimkan kepada para langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat
dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan
tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu
instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat
pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan
instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi
Ciri-ciri surat dinas:
·
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga
yang bersangkutan
·
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
·
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
·
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
·
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor
pembuat surat
·
Format surat tertentu
2. Berdasarkan Wujud Surat
Penggolongan
surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang menggunakan Kartu Pos
Kartu
pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum Postel atau instansi lain yang
telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya asal sesuai dengan
ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat
pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak dengan memakai lambaga dan
petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh perum postel atau instansi
lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat
bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas
lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat
terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum misalnya, surat
dari pembaca kepada pembaca atau surat yang dikirimkan oleh pembaca untuk
pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat kabar, majalah, tabloid, dan
sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum
adalah salah satu alat komunikasi berupa surat-surat dilingkungan dinas yang
penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara intern (didalam lingkungan
sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya). Nota adalah merupakan alat komunikasi
kedinasan antara pejabat dari suatu unit organisasi yang digunakan secara
intern dalam lingkungan sendiri, tetapi bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram
adalah suatu alat komunikasi dengan cara menyampaikan berita-berita melalui
radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu hal yang perlu segera mendapat
penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa tulisan-tulisan singkat yang
dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat
biasa adalah surat-surat yang isinya tidak mengandung rahasia walaupun terbaca
oleh orang lain, seperti surat undangan pernikahan atau khitanan, surat
pertemuan para siswa untuk rekreasi dan sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan
keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat
Sangat Rahasia
Surat-surat
yang digunakan untuk surat-surat yang berhubungan dengan keamanan Negara atau
surat-surat yang berupa Dokumen Negara, sehingga bila surat ini jatuh ketangan
yang tidak berhak maka akan membahayakan masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat
yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain, karena bila
jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan atau instansi
tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat
yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh diketahui orang
lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan, karena kalau jatuh
kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik orang tersebut.
Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat
berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Surat Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat
yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang harus
ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini harus
segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat
yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama
dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari pihak
penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat
yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu mendapat
tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat
berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat Biasa
Surat
yang menurut penggolongan dinas pos, surat yang dibuat oleh seseorang yang
isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu penting, karena pada umumnya surat
ini tidak perlu mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima, dengan
demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada tujuan atau penerima waktunya
tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan dinas pos, prangkonya cukup
murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat
yang secepatnya ditangani supaya mendapat tanggapan dan penyelesaian yang
secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu surat kilat cara penyampaiannya,
ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya
sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah
surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya sangat penting, sehingga harus
segera ditangani dan diselesaikan secepatnya supaya surat tersebut mendapat tanggapan
dan penyelesaian secepatnya pula dari pihak penerima, surat inipun hampir sama
dengan kilat khusus, cara penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan
ongkosnya atau prangkonya mahal.
Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat biasanya memiliki
cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih
lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya
tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau
rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran
yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang
membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat
harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak
menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan
kata-kata atau istilah asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis,
bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat,
berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau
permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat
mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh
penulis surat agar diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan unsur-unsur yang tidak
diperlukan
2) Menghilangkan basa-basi
3) Menambahkan unsur penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah yang biasa digunakan
dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa
yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan
kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat
menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari
pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan
lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya
bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan
bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
0 komentar:
Posting Komentar